Studiul “Fii flexibil la birou!”

sau altfel: “Este lucrul doar de acasă cu adevărat o soluție?”

Inovarea, creativitatea, inițiativa sunt condiții principale pentru asigurarea performanței în majoritatea posturilor de lucru actuale și, totodată, sunt ingreidientele care motivează și fac fericite noile generații la locurile de muncă. Aceste calități presupun să fii proactiv și nu reactiv, să schimbi perspectiva, să descoperi noi oportunități, să-ți îmbogățești cunoștințele și abilitățile, să cunoști oameni noi, să schimbi postul de lucru fix – static cu unul dinamic, în care se folosesc atât spații care facilitează colaborarea sau concentrarea cât și alte tipuri de zone neconvenționale, din perspectiva spațiilor de birouri tradiționale. Aici se regăsesc provocările managementului posturilor de lucru din prezent și premisele de la care s-au dezvoltat în ultimii ani noi modalități de lucru ca flex office, coworking, home office parțial sau total.

Odată cu promovarea legii privind telemunca în România, lucrul de acasă a devenit o temă de interes în societatea românească și, uneori, se ajunge de aici la concluzii exagerate, precum faptul că lucrul numai de acasă este cea mai bună soluție, atât pentru anagajați, cât și pentru angajatori.

În luna iulie, Asociația Română de Facilitiy Management – ROFMA, Transilvania Business, Pin Magazine, Fab Lab Iași, Banat IT, Archibus Solution Center și GreenForest au efectuat un studiu sub genericul “Fii flexibil la birou”, având ca temă noile modalități de lucru, din perspectiva performanței organizaționale și a feedback-ului oamenilor din birouri. Rezultatele studiului sunt o parte a unei cercetări mai ample, efectuate de coordonatorul studiului, PhD Sebastian Capotescu, care urmează a fi prezentată la Congresul “Real Estate and Facility Management” din 15-16 noiembrie de la Viena. Din rezultatele studiului, în care majoritatea respondenților au avut mai multe experiențe nemijlocite cu aceste modalități de lucru, rezultă faptul că lucrul doar de acasă nu este de dorit și recomandat, având mai multe dezavantaje detaliate în cuprinsul studiului.

Prin Flex Office [FO] s-a făcut referire la spațiile cu posturi de lucru ne-personale și non-teritoriale, denumite si hot desk sau share desk, care sunt în general corelate cu spații ce creează facilități mai bune pentru întâlniri, concentrare, activități creative, activități de învățare și altele. Prin coworking [CW] se înțeleg activitățile desfășurate în spații închiriate, de obicei individual și pe termen scurt, sau doar pentru anumite activități, de multe ori de persoane cu activități diverse, frecvent complementare, pe care le-ar putea desfășura și de acasă, dar pe care preferă să le facă într-un mediu cu mai multe relații sociale, cu care interferează frecvent și profesional. Coworking-ul se definește prin relații comunitare importante și impărtășirea resurselor (resource sharing). Home Office-ul este lucrul de acasă, integral [HOT] sau parțial [HOP]. De multe ori, cele trei modalități de lucru interferează și se completează. Organizațiile care folosesc Home Office au, de obicei, implementate spații de lucru de tip Flex Office, iar anagajații, atunci când au Home Office, se întâmplă să folosesască, pentru desfășurarea activității, spațiile de tip coworking.

    1. Profilul respondenților

 La studiu au particpat 95 de persoane, care efectuează muncă de birou în mediul privat. Din punctul de vedere al vârstei, cea mai mare pondere au avut-o respondenții din grupa de vârstă cuprinsă între 25 și 35 de ani, cu o pondere de 42%, urmată de grupa de vârstă cuprinsă între 36 și 50 de ani, cu o pondere de 37%.

Grafic 1. Grupa de vârstă a respondenților

Ponderea respondenților cu responsabilitate decizională a fost de 48%, iar a respondenților cu poziții operative 46%. Din punct de vedere al numărului de persoane coordonate, 30% dintre respondenți conduc echipe de peste 3 persoane, iar din punct de vedere antreprenorial, 9% dintre respondenți au fost proprietari ai unor firme cu mai mult de 3 angajați, iar 16% dintre respondenți au fost libre profesioniști sau proprietari ai unor firme cu până la 3 angajați.

Grafic 2. Profil decizional, coordonare echipă și antreprenorial al respondenților

       2. Experiența respondenților privitoare la noile modalități de lucru

Majoritatea respondenților cunosc conceptele metodelor de lucru evaluate în cadrul studiului. Mai mult decât atât, doar 7 respondenți din 95, respectiv 7%, nu lucrează sau nu au lucrat astfel, ei personal sau vreun alt membru al familiei. Cel mai cunoscut este HOP, care este sau a fost folosit personal sau de alți membri ai familiei în procent de 51%, urmat de FO cu 42%, HOT cu 31% și CW cu 30%. La locul de muncă actual, 41% din respondenți folosesc personal HOP, 23% FO, 22% CW și 11% HOT. Acest fapt, corelat cu ponderea echilbrată a respondenților, din punct de vedere al vârstei și responsabilităților, asigură relevanța opiniilor exprimate în cadrul studiului. Totuși, ca și grup țintă, chestionarul a fost adresat cu precădere persoanelor care lucrează în companii multinaționale sau lucrează indirect pentru companii multinaționale, multe din industria IT&C și, totodată, unui număr important de utilizatori de spații de coworking. Din acest motiv, nu se pot generaliza procentele de utilizare a acestor metode de lucru la numărul total de angajați din spațiile de birouri din România.

Grafic 3. Experiența respondenților privitoare la noile modalități de lucru

         3. Aprecierea noilor modalități de lucru din perspectivă personală

Nivelul de acceptare și apreciere a noilor modalități de lucru în rândul respondenților este, în general, foarte ridicat. Doar pentru HOT este un procent important de persoane, care-l consideră nepotrivit pentru ei personal, respectiv 45%. De altfel, este singurul mod de lucru la care un procent major, din cei care au avut experiențe directe sau membrii ai familiei, îl consideră nepotrivit, respectiv 13 respondenți din 36. Toți respondenții, care au sau au avut experiențe directe sau din familie cu HOP, FO și CW, consideră că aceste metode sunt potrivite sau posibile pentru munca lor.

Grafic 4. Aprecierea noilor modalități de lucru din perspectivă personală, ca angajat

Evaluarea modalităților de lucru, din perspectiva organizației angajatoare, a avut rezultate apropiate de evaluarea pozitivă, făcută din perspectivă personală, dar cu câteva procente mai redusă, probabil ca urmare a unor rezerve privind măsura în care aceste metode de lucru ar fi potrivite pentru toți oamenii din organizație.

      4. Evaluarea noilor modalități de lucru având ca perspectivă organizația angajatoare

Evaluarea modalităților de lucru a avut rezultate apropiate de evaluarea pozitivă, făcută din perspectivă personală, dar cu câteva procente mai redusă, probabil ca urmare a unor rezerve privind măsura în care aceste metode de lucru ar fi potrivite pentru toți oamenii din organizație.

        5. Relevanța personală a modalităților de lucru analizate

Abordarea acestui subiect a fost făcută printr-o întrebare deschisă, opțională, de forma “Pentru mine înseamnă…“

Cele mai multe răspunsuri au fost pentru HOP, unde s-au înregistrat 82 de răspunsuri, din totalul celor 95 de respondenți. Majoritatea răspunsurilor au fost definiții corecte ale HOP, menționând ca avantaje ale acestui mod de lucru: flexibilitate în realizarea sarcinilor în cel mai potrivit interval de timp și gestionarea mai ușoară a altor activități personale; mai buna concentrare, intimitate și asigurare a confidențialității pentru anumite sarcini; eficiență mai bună, ca urmare a realizării sarcinilor în cadrul confortului casnic; folosirea mai bună a timpului, urmare a eliminării deplasării dintre casă și birou, reducere de costuri; avantaje cumulate ale lucrului individual de acasă și ale muncii în echipă la birou; mai mult timp petrecut în familie și un echilibru mai bun între activitatea personală și viața personală; o oprtunitate de a ieși din rutina zilnică; gestionarea mai bună a călătoriilor personale și a sarcinilor de serviciu. O singură remarcă negativă a fost înregistrată pentru HOP: “să nu fac nimic sau aproape nimic pt job”.

Pentru HOT au fost înregistrate 77 de răspunsuri, majoritatea definiții ale conceptului, dar și avantaje, ca cele menționate la HOP și care se pot aplica și aici. Diferența constă în faptul că aici au fost menționate și dezvantajele cunoscute, pe care le presupune HOT, ca: izolarea socială – captiv în propria casă; ruptura de echipă; conectarea redusă la cultura și valorile organizației angajatoare. Aici au fost două mențiuni negative de felul: “să nu fac nimic sau aproape nimic pt job”

La FO au fost 73 de răspunsuri, majoritatea definiții corecte ale conceptului, dar și avantajele de la home office, care se regăsesc și aici, plus avantaje specifice ale acestui mod de lucru, ca: facilități mai bune pentru realizarea unor sarcini specifice; medii de lucru diferite, care stimulează creativitatea și îmbunătățesc confortul personal – wellbeing. Au fost menționate frecvent și dezavantaje, ca: riscul de a nu găsi un post de lucru disponibil când ai nevoie și lipsa intimității și a personalizării spațiului.

Pentru CW au fost 71 de răspunsuri, majoritatea definiții corecte ale conceptului și remarci personale, cu privire la avantajele acestui mod de lucru, ca: oprtunitatea de a împărtăși mai multe cunoștințe și diverse resurse; relații sociale și profesionale mai bune; ocazia de a cunoaște oameni noi; oportunitatea de a fi parte a unei comunități; ocazia de a fi conectat la o rețea profesională și de cunoștințe; posibilitatea de a schimba idei cu alte persoane; energia grupului; o oportunitate de a schimba ceva. Au fost menționate dezavantaje și aici, în general din cele comune cu FO, plus aspecte legate de costul serviciului de coworking.

     6. Contribuții pozitive ale modalităților de muncă analizate

Ultimul punct al studiului a constat în menționarea contribuțiilor pozitive ale celor patru modalități de lucru analizate asupra a 10 elemente specifice din sfera confortului personal – wellbeing, creșterii și dezvoltării profesionale, a relațiilor sociale și profesionale, a performanțelor profesionale personale și a performanțelor organizaționale.

Prima concluzie, care rezultă din aceste răspunsuri, este că, pentru HOT, procentul de persoane, care consideră că acesta are o contribuție pozitivă asupra aspectelor listate, este mic. În schimb, HOP-ul are procentele cele mai mari pentru: starea de bine personală, influențată pozitiv pentru 69% dintre respondenți, gestiunea mai bună a timpului personal și profesional cu 68%, productivitatea personală cu 66%, productivitatea muncii în general pentru angajator cu 60%, performanța globală a angajatorului cu 54%. Procente ridicate de contribuții pozitive au mai fost la CW, pentru relaționare și învățare, astfel: pentru relațiile personale și profesionale, fiecare cu câte 66%, respectiv pentru învățarea și dezvoltarea profesională cu 57%.

Grafic 6. Contribuții pozitive ale modalităților de muncă analizate

     7. Concluzii finale

 Nolie modalități de lucru analizate, ca lucrul de acasă parțial sau complet, flex office-ul și coworking-ul, sunt bine cunoscute și frecvent folosite, există mare deschidere și interes pentru ele. De asemenea, sunt cunoscute în profunzime avantajele și dezavantajele fiecărui mod de lucru. Dintre cele patru modalități de lucru analizate, Home Office-ul Total [HOT] este singurul care are un procent important de răspunsuri prin care este considerat nepotrivit, inclusiv de către cei care îl folosesc. Cele mai multe aprecieri le are însă Home Office-ul Parțial [HOP], în special sub aspectele confortului, gestionării timpului și al productivității. În privința relaționării, învățării și a dezvoltării personale, modalitățile de lucru cu cea mai importantă contribuție o au coworking-ul și flex office-ul. Soluția cea mai potrivită, care rezultă în urma studiului, este un mix între lucrul de acasă și lucrul la birourile companiei, în spații de tip flex office sau în spații închiriate, de tip coworking.

PhD Sebastian Capotescu